Sabtu, 20 Maret 2010

Otomatisasi Kantor (office Automation)

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis

• Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.





Keterangan Gambar
  • Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
  • Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
  • Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
  • Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio
Tujuan OA :
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan
di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan

Tujuan OA masa kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Pengguna OA

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :
1. Manajer
adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional
tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif
melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi OA

1. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
2. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan
3. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
4. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik
5. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Keuntungan konferensi audio :
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.
- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
- Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat
penerimaan.
- Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan
orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
- Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan
pendekatan konferensi yang paling mahal.

7. Konferensi Komputer
- Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
- Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
- Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.
- konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.
8. Transmisi faxsimili
- FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext
yang disediakan oleh jasa tersebut.
- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
10. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.
11.Deskstop Publishing (DTP)
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

KANTOR VIRTUAL
• Definisi
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik

Keuntungan dari kantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga

Strategi yang disarankan untuk kantor virtual
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Referensi:
Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001

Selasa, 16 Maret 2010

LP

1.Open Office.org Calc atau yang bisa disebut dengan sebutan Spreadsheet adaah salah satu aplikasi perkantoran yang digunakan untuk melakukan pengolahan data berupa angka-angka untuk menjadi satu informasi berupa hasil pengolahan tersebut.

Fungsi dari spreadsheet ini hampir sama dengan aplikasi spreadsheet yang sudah terlebih dahulu terkenal yaitu MICROSOFT EXCEL. Semua fungsi, cara melakukan pembuatan tabel dan formula perhitungan sama persis dengan Excel. JAdi bagi yang sudah mengenal dan menguasai program Excel tidak akan masalah apabila ingin migrasi ke Open Office.org Calc / Spreadsheet.

Keuntungan dari aplikasi ini adalah dimana lisensi yang diberikan adalah Free karena termasuk GPL (General Public Lisense). Dan kita bisa menjadi salah satu pihak yang mengenalkan aplikasi ini atau ikut dalam project yang dikembangkan situs Open Office.org dengan cara meregisterkan Open Office.org kita ke situs mereka.

2.perbedaan excel (ms office) dan calc (open office) terletak di sini :

1. harga = open office bisa didonlot secara gratis dan LEGAL di http://www.openoffice.org/ , sedangkan microsoft office untuk cari VERSI LEGALnya harus bayar lebih

2. ketersediaan = open office tersedia untuk segala macam sistem operasi, dari linux, windows, sampe mac, sedangkan microsoft office hanya tersedia untuk microsoft dan mac saja

3. kompatiblitas = open office punya format pribadi : .ods , sedangkan ms office dgn .doc , .ppt , ato .xls . open office bisa buka file2 ms office, bahkan yang .docx, .pptx, dan .xlsx (format office 2007 ke atas), sedangkan ms office ndak bisa sama sekali

4. kelengkapan & kemudahan = di sini bill gates menang. maksud saya ms office menang, karena memang orang2 indo udah familiar dgn namanya microsoft, baik o/s nya maupun office suite nya. jadi maklum saja klo banyak font2 ms office kadang2 ndak bisa dibaca oleh open office, terutama di linux / mac

3.Kelebihan OO calc dengan M.S excel

Ketersediaan source code

Berjalan pada banyak platform

Kompatibel dengan Microsoft Office dan format office lainnya

Format OpenDocument yang terbuka dan fleksibel

Ekspor ke PDF dan format lain dengan mudah

Macro dalam berbagai bahasa pemrograman

Akses database yang luas dan transparan

Wizard untuk konversi dokumen MS Office

Sangat customizeable

User interface yang konsisten antar komponen

4.SUMIF dan COUNTIF adalah formula atau fungsi di OpenOffice Calc untuk melakukan penjumlahan bersyarat. Anda mungkin sudah familiar dengan fungsi SUM untuk mendapatkan hasil penjumlahan dari beberapa cell; atau fungsi COUNT untuk mendapatkan jumlah cell.

SUMIF berfungsi untuk mendapatkan hasil penjumlahan dari sekumpulan cell yang memenuhi syarat tertentu.

fungsi COUNTIF. Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah data yang mempunyai kriteria tertentu